Planado

Pli bonas plani laboron frue. Organizado de la Lingva Festivalo estas sufiche komplika, multdirekta afero, kaj nepras serioze plani ghin. Se vi organizas Festivalon la unuan fojon, elektu plej gravajn direktojn kaj provu realigi viajn ideojn lau ili pli zorge. Kiam vi ighos pli sperta, larghigu horizontojn de la Festivalo. Via Festivalo «kreskos» kune kun vi.

Variantoj de planado dependas de skalo de la Festivalo: dauro, kvanto de prezentotaj lingvoj, partoprenantoj... Grandan Festivalon, en kiu partoprenas pli ol 300 homoj, oni devas komenci prepari antauh unu jaro auh duono de jaro, malgrandan Festivalon - antau 3 monatoj minimume.

Gheneralaj aferoj

• Aranghu kunsidon de la organiza komitato, klarigu:

1. kial vi volas organizi la Festivalon
2. kian Festivalon
3. kun kiuj celoj
4. por kiu publiko

• Elektu respondeculojn por labordirektoj.

Provizora programo

Preparu provizoran programon de la Festivalo (indiku tempon kaj daurecon de programeroj, respondeculojn). Programo estas gravega dokumento, lau kiu vi devas labori poste.

Vi devas decidi:

• kian sistemon de Festivaloj vi elektas (kun standoj au kun prezentadoj, eble vi elpensas ion novan),
• kiom da prezentadojn vi sukcesos organizi (por prezentad-sistemo),
• kiom da kaj kiajn koncertojn vi planas,
• kiaj konkursoj okazos,
• chu okazos renkontighoj kun honoraj kaj specialaj gastoj,
• kiaj ekspozicioj aperos,
• chu vi aranghos komunan vesperon por instruistoj, gastoj kaj organizantoj.

Ejo

Trovu taugan ejon por la Festivalo. Rilate al konkreta ejo vi povas konkretigi la programon, la budgheton. Por serchi ejon, pli bone adresi vin al urbaj edukinstitucioj- lernejoj, universitatoj, kulturaj centroj. Tie vi jam havas pretajn klaschambrojn, tabulojn, kasedilojn, halon por eventuala koncerto ktp. Standan Festivalon eblas organizi ech surstrate.

Instruistoj

Komencu serchi instruistojn por la Festivalo (au standgvidantojn). Iuj devas fari tiun chi laboron konstante kaj paralele kun aliaj direktoj. Chiuj organizantoj devas serchi instruistojn, tamen nepre devas esti unu-du respondeculoj. Ili devas ankau:

• pridiskuti proponojn de instruistoj, postulojn (pri lerniloj ekzemple),
• aperigi horaron de prezentadoj,
• gvidi, kunsidigi la instruistojn kaj klarigi celojn, sistemon de la Festivalo, kiel pli bone organizi standon / prezentadon, kiel allogi homojn al lingvo, kion fari dum solena malfermo / fermo por prezenti sin kaj lingvon...

Tiu chi tasko estas unu el plej interesaj dum preparado de la Festivalo. La respondeculoj konatighos kaj komunikos kun multaj vere interesaj diversnaciaj homoj kaj spertos, kiel agrable malkovri ion novan pri homoj kaj lingvoj de la mondo.

Informado

Informiloj

Preparu informfoliojn kaj informleterojn pri la Festivalo tuj post la preparado de la provizora programo.

Devas ekzisti informiloj / reklamiloj:

• por eventualaj lokaj partoprenantoj,
• por eventualaj partoprenantoj el aliaj urboj, landoj (kun kondichoj, prezoj).

Preparu inform / invitleterojn:

• por organizoj, kun kiuj vi planas kunlabori (ambasadejoj, universitatoj, kulturaj centroj), kie emfazu, kion vi atendas de la organizoj kaj kiel vi povus kunlabori,
• por eventualaj honoraj gastoj, kie proponu provizoran programon de la vizito (certe kun renkontighoj por jhurnalistoj, por oficistoj de lokaj organizoj, por pli largha publiko, kun ekskurso tra la urbo... (dependas de persono, kiun vi invitas)).

Kune kun provizora programo de la Festivalo dissendu informilojn al jam menciitaj «adresoj».

Preparu reklamafishojn de la Festivalo. Ili ne devas nepre esti multkoloraj. Ilia chefa celo - informi. Pro tio faru ilin klaraj, kie estos indikitaj dato, tempo, loko, programeroj, nepre proksimuma kvanto de prezentotaj lingvoj (tiu fakto tre allogas), honoraj gastoj...

Laboro kun amaskomunikiloj

Estas sufiche komplike trovi «vojon» al amaskomunikiloj, por ke ne elspezi multe kaj havi kiel rezulto boninformitan publikon. Tamen eblas. Provu uzi profesiajn rimedojn de specialistoj pri publikaj rilatoj (Public Relations).

Informa sponsoro

Provu trovi informajn sponsorojn:

• iun radiostacion,
• iun gazeton,
• iun televidstacion.

Vin interesas publiko de la amaskomunikiloj. Pli bone, ke ghi estu geknaboj au gejunuloj (chefa parto de potencialaj partoprenantoj de la Festivalo):

1. Elektu amaskomunikilojn kaj iliajn programojn, jhurnalistojn, kiuj estas ligitaj kun problemoj de edukado, lernado, internaciaj kontaktoj, kulturo, lingvoj, problemoj de dejunuloj... Ili chiam bezonas aktualajn informojn lau iliaj direktoj kaj vi povas(os) helpi al ili kaj doni vere interesajn, nekutimajn informojn, kiuj estas interesaj ech por ordinaraj homoj.
2. Organizu che informaj sponsoroj lautemajn programojn, intervjuojn kun instruistoj de la Festivalo, kun interesaj homoj, kies vivo estas ligita kun lingvoj, kun reprezentantoj de la organiza teamo. Faru konkursojn por auskultantoj / rigardantoj pri lingvoj, landoj kaj donacu kiel premio biletojn al la Festivalo.
3. Se alvenas iu fama gasto, organizu specialan konferencon por gazetaro antau la Festivalo au dum ghi. Se gasto estas vere interesa, amaskomunikiloj nepre partoprenos kaj la konferencon, kaj la Festivalon. Poste ili rakontos pri siaj impresoj al publiko.
4. Invitu jhurnalistojn al la Festivalo. Donu al ili chiujn bezonatajn materialojn, por ke ili ne elpensu mem ion nekredeblan (faciligu ilian laboron kaj disvastigu informon, kia interesigas vin!). Lingvaj Festivaloj havas gravan klerigan, kulturan, edukan, socian signifon. Konvinku jhurnalistojn pri tio! Emfazu, ke la Festivalo ne havas komercajn celojn kaj kuraghe petu helpon por informi (NE reklami).
5. Certe reklamaj anoncoj che amaskomunikiloj estus bezonataj, tamen se vi ne havas sufiche da mono por reklami, uzu metodojn de arto Public Relations. Provu kontakti kun oficejoj, kiu okupighas pri edukado, kaj petu informi lernejojn, altlernejojn pri unikala ebleco partopreni la Lingvan Festivalon. Se ili ne helpos, kontaktu mem kun lernejoj, universitatoj...

Antaua programo

Ankau antaua programo estas bonega metodo por informi pri la Festivalo.Dum ghi vi povas provi organizi renkontighojn kun gastoj kaj instruistoj de LF en urbaj lernejoj kaj universitatoj, organizi konkursojn en lernejoj au che urbaj amaskomunikiloj. Tiel vi pli rapide kaj efike informas kaj interesigas homojn partopreni en LF.

Financoj

Lingvaj Festivaloj ne havas komercan celon. Tio certe povas malhelpi al organizantoj (manko de mono), tamen ankau povas helpi (instruistoj, organizoj-kunlaborantoj, amaskomunikiloj kun pli granda plezuro helpos al nekomerca arangho). Sed tio ne signifas, ke organiza komitato ne bezonas monon. Estu pretaj al elspezoj kaj provu trovi fontojn de subvencioj.

Financa flanko de la Festivaloj.

• Francio, Toulouse: subvencioj de la urba estraro.
• Francio, Tours: memfinanca arangho (senpaga eniro).
• Rusio, Cheboksari: memfinanca arangho (simbola prezo de eniro).
• Finlando, Juvaskula: subvencioj (senpaga eniro).
• Belgio, Brussel: memfinanca arangho (oni pagas por organizi standon dum la Festivalo).
• Luksemburgio, Luhembourg: subvencioj de la urba estraro (senpaga eniro).

Bugheto de la Festivalo.

Viaj plej grandaj elspezoj estos:

• ejo,
• informado / reklamado
• aparataro de koncertoj
• donacoj al instruistoj (certe ili laboros senpage, tamen vi nepre devas danki ilin)
• akcepto de honoraj kaj specialaj gastoj (repago de la vojagho, loghado, manghado, donacoj)
• donacoj al venkintoj de la konkursoj de la Festivalo
• internacia vespero de instruistoj, gastoj kaj organizantoj (manghajhoj, trinkajhoj, servado)
• kancelariajhoj (skribiloj, papero), kopiado, ornamado de la ejo
• repago de telefonvokoj, faksoj
• transporto (por honoraj gastoj, ekskurso tra la urbo)

Viaj enspezoj povas esti:

• enirbiletoj (ech se prezo estos minimuma, pro kvanto de vizitantoj vi povas gajni)
• butiko (eldonajhoj de la organiza komitato, libroj, lerniloj, suveniroj)
• trinkejo dum la Festivalo

Eventualaj fontoj de monrimedoj:

• shtataj, fondusaj subvencioj
• mono de sponsoroj
• mono de la organizo - chefa organizanto

Kiel malaltigi elspezojn?

Ejo

• Organizu la Festivalon en iu lernejo / studejo, en domo de gejunuloj. Estraro de ejo povas enmeti la Festivalon en plano de propraj aranghoj kaj prezenti ghin kiel propra laboro.
• Donacu ian sufiche grandan kvanton de biletoj al estraro de ejo por lernantoj / studantoj anstatau pago pro luado (almenau aparte). Vi nur gajnas chi okaze, char vi nepre havos partoprenantojn.

Informado / reklamado

Uzu rimedojn de Public Relations. Emfazu, ke vi bezonas informadon de socie valora arangho, ne reklamadon de komerca afero.

Donacoj al instruistoj, donacoj al venkintoj de la konkursoj de la Festivalo

Iuj organizoj-kunlaborantoj povas doni al vi ion taugan por donaci (librojn, vortarojn, T-chemizojn).

Akcepto de honoraj kaj specialaj gastoj

Provu dekomence inviti tiajn gastoj, kies organizoj povas mem repagi vojaghon, loghadon, manghadon.

Internacia vespero de instruistoj, gastoj kaj organizantoj (manghajhoj, trinkajhoj, servado)

Faru «modestan» vesperon (kafo, teo, sandvichoj, tortetoj). Pli zorgu pri programo kaj etoso de la vespero. Partoprenantoj memoros ghin.

Kancelariajhoj (skribiloj, papero), kopiado, ornamado de la ejo

Petu helpon che organizoj-kunlaborantoj. Vi ankauh povas provi serchi tiajn sponzorojn, kiuj helpos al organizado de LF ne mone, sed donante diversajn varojn ( kancelarajhoj estas plej ofta speco de ili)

Repago de telefonvokoj, faksoj.

Petu organizojn-kunlaborantojn pri ebleco uzi iliajn komunikajn eblecojn.

Por transporto.

Provu trovi iujn helpantojn kun propra transporto kaj repagu al ili nur elspezojn por benzino.

Kunlaboro kun aliaj organizoj

Ne faru chion sole. Montru, ke via asocio pretas labori por socio kaj kun socio! Ne estu fermitaj! Komuniku kun chiuj, kiuj ech eventuale povus helpi.

Ambasadejoj

Por inviti instruistojn kaj honorajn gastojn al la Festivalo sendu invitleterojn al ambasadejoj. Se iu partoprenos la Festivalon nome de la ambasadejo, tio igos la Festivalon pli autoritata. Ambasadejoj ankau povas helpi trovi kontaktojn kun lokaj kulturaj centroj, sendi materialojn pri la lingvo, la lando...

Universitatoj

Nepre kunlaboru kun lokaj universitatoj. Ili devas subteni kaj subtenas aranghojn kun klerigaj celoj. Ili havas kontaktojn kun aliaj oficejoj, kiuj povas helpi al vi. Universitatoj povas informi studentoj pri la Festivalo, disponigi donacojn por instruistoj, organizi ekspoziciojn

Asocioj de instruistoj, tradukistoj

Bona fonto de instruistoj kaj libervolaj helpantoj por la Lingva Festivalo.

Centroj de naciaj kulturoj, lingvoj; bibliotekoj

Vi povas trovi tien ne nur dievrslingvajn denaskparolantojn, artistojn por koncertoj, materialojn pri lingvoj, kulturoj, landoj.

Amatorkluboj de popolaj dancoj, kantoj

Kutime ili volonte helpas en preparado de koncertoj.

reen al chefa pagho

reen al "Organizi LF mem"

reen al supro de pagho